Privacyverklaring voor begeleiders

Community Z is de verwerkingsverantwoordelijke voor de gegevens die via het platform worden verwerkt, ook voor de gegevens die jij als begeleider inziet of vastlegt binnen je begeleidersomgeving. Je kunt ons als volgt bereiken:

• Community Z
• Lulofsstraat 55, 2521 AL Den Haag
• KvK-nummer: 89933907
• E-mail: info@communityz.nl

Als begeleider word je door een Community Z-beheerder aan een of meer projecten gekoppeld. Je kunt zelf tussen jouw gekoppelde projecten wisselen via de projectkiezer in je omgeving; binnen elk project zie je uitsluitend de gegevens van dat project. Je hebt geen toegang tot projecten waaraan je niet gekoppeld bent, tot de algemene platformonderdelen (zoals Community, Events en Kansen), en niet tot cijfers of de gevoelige intake- en ontwikkelgegevens van studenten. Bij projecten waar de beoordelingsfunctionaliteit voor begeleiders is ingeschakeld, kun je daarnaast ook formele feedback geven en beoordelen (zie hieronder).

• Identiteit en contactgegevens: je naam (als één veld) en e-mailadres.
• Account: je registratie in het platform, je rol (begeleider), het project of de projecten waaraan je gekoppeld bent, taalvoorkeur en datum laatste inlog. Je account wordt niet automatisch verwijderd of opgeschoond; het blijft bestaan totdat een Community Z-beheerder het verwijdert.
• Door jou aangemaakte inhoud: berichten die je plaatst in project-, groeps- en teamchats en projectbrede mededelingen; privéberichten die je stuurt naar een student; bijdragen die je toevoegt of aanpast in teamworkspaces (taken, taakreacties, post-its, mindmap-onderdelen, targets, teamdocumenten en workspace-contacten); aanwezigheidsregistraties en -correcties die je invoert; en, bij projecten met de beoordelingsfunctionaliteit ingeschakeld, de feedback en beoordelingen die je geeft.
• Activiteitengegevens: dat een handeling is uitgevoerd (zoals het corrigeren van een aanwezigheidsstatus), met tijdstip, project en een gekoppeld gebruikers-id. Voor sommige handelingen, zoals het toevoegen van een contact, bestaat geen apart, doorzoekbaar logboek op naam: het onderliggende spoor registreert een id, niet je naam als leesbaar veld.
• Technisch: strikt noodzakelijke sessiegegevens om je ingelogd te houden.

Je krijgt uitsluitend toegang tot gegevens van studenten binnen de projecten waaraan je gekoppeld bent. Concreet mag je bekijken:

• De naam van de student (als één veld).
• Toegewezen groep of team.
• Aanwezigheid en check-ins: per bijeenkomst de status (aanwezig, te laat, veel te laat, afwezig, of afgemeld), het exacte tijdstip van inchecken en het aantal minuten na de start.
• Projectvoortgang en -activiteit, inclusief de status van programmaonderdelen en opdrachten.
• Eerste inleveringen en revisies, inclusief de ingediende tekst en bestanden.
• De uitkomst en de feedback van elke beoordelingsronde (ook wanneer je zelf niet degene bent die beoordeelt).
• Bijdragen van studenten binnen de teamworkspace, waaronder teamdocumenten.
• Contacten die binnen de teamworkspaces van je project zijn vastgelegd (externe personen of organisaties in het kader van outreach, gesprekken of samenwerking).

Je krijgt geen toegang tot: intake-antwoorden, ontwikkelscans, 0- of 1-metingen, cijfers, of gegevens uit projecten waaraan je niet gekoppeld bent. Het privé e-mailadres en telefoonnummer van een student en de contactgegevens in de centrale contactenmodule (een apart, beheerdersonderdeel) zijn niet zichtbaar in je schermen en niet exporteerbaar.

Let op: je kunt binnen je project een 1-op-1 privéchat met een student openen. Studenten kunnen minderjarig zijn; ga zorgvuldig en professioneel met deze berichten om.

Bij projecten waar de beoordelingsfunctionaliteit voor begeleiders is ingeschakeld, kun je daarnaast zelf formele feedback geven, een revisie aanvragen en beoordelen. Bij projecten zonder deze functionaliteit kun je dit niet.

• Om je toegang tot het platform en je begeleidersomgeving te kunnen bieden, gekoppeld aan de projecten waaraan je bent toegewezen.
• Om jou in staat te stellen studenten binnen je project(en) te begeleiden: hun voortgang te volgen, aanwezigheid te beheren, te communiceren, samen te werken in teamworkspaces en, waar ingeschakeld, te beoordelen.
• Om te kunnen nagaan welke handelingen zijn uitgevoerd, ter verantwoording van het proces.

We verwerken je gegevens om je account en de toegang tot je begeleidersomgeving te kunnen leveren (uitvoering van de overeenkomst, art. 6 lid 1 sub b AVG). Voor het bijhouden van een spoor van jouw handelingen binnen het platform baseren we ons op ons gerechtvaardigd belang (sub f): dit is nodig om de juistheid van aanwezigheids-, contact- en workspacegegevens te kunnen waarborgen, ook richting de studenten en de betrokken school of opdrachtgever.

• Je accountgegevens: worden niet automatisch verwijderd of opgeschoond. Je account blijft bestaan totdat een Community Z-beheerder het verwijdert of deactiveert, ook als je een tijd niet aan een project gekoppeld bent.
• Aanwezigheidsregistraties en het bijbehorende correctiespoor: er is op dit moment geen automatische opschoning van deze gegevens.
• Contacten die binnen een teamworkspace zijn vastgelegd: worden 6 maanden na afronding van het project opgeschoond.
• Activiteitengegevens: worden na 90 dagen opgeschoond.
• Overige studentgegevens die je via je begeleidersomgeving inziet, worden bewaard volgens de bewaartermijnen uit de privacyverklaring voor studenten. Jouw toegang tot de gegevens van een project vervalt zodra je van dat project wordt ontkoppeld, maar je eerdere bijdragen (chatberichten, workspacewijzigingen, toegevoegde contacten, aanwezigheidscorrecties) blijven na ontkoppeling bij het project bewaard.

• Community Z-teamleden: voor beheer en ondersteuning van het platform.
• Supabase (database, authenticatie en opslag), gehost in de EU.
• Vercel (hosting van de applicatie), Resend (transactionele e-mail) en HubSpot (relatiebeheer en updates).
• Sentry, voor het opsporen van technische fouten in de applicatie.
• GitHub, als je gebruikmaakt van de in-app feedbackknop: je melding en e-mailadres worden daarvoor vastgelegd.
• De pushdienst van je eigen browser of besturingssysteem, als je pushmeldingen hebt aangezet.
• Onze interne analytics, voor geanonimiseerd/geaggregeerd inzicht in het gebruik van het platform.

Voor de doorgifte naar derde landen bij deze verwerkers verwijzen we naar de privacyverklaring voor studenten, waarin dit per verwerker is uitgewerkt.

We delen je eigen gegevens niet met de school of organisatie waarvoor je begeleidt, anders dan wat nodig is voor de samenwerking waarvoor je bent aangesteld.

Toegang tot je begeleidersomgeving is beperkt tot de projecten waaraan je gekoppeld bent. Gegevens worden versleuteld verzonden. We werken doorlopend aan het verbeteren van de technische toegangsbeperkingen binnen het platform.

Onder de AVG heb je de volgende rechten met betrekking tot je eigen persoonsgegevens: inzage, correctie, verwijdering, bezwaar, beperking van de verwerking, overdraagbaarheid, en het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Neem hiervoor contact op via info@communityz.nl.

We kunnen deze privacyverklaring van tijd tot tijd aanpassen. De meest actuele versie vind je altijd op deze pagina, met bovenaan de datum van de laatste wijziging.